Hủy hóa đơn là gì? 

Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP đưa ra quy định về hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử Tại Khoản 3, Điều 11, Thông tư 32/2011/TT-BTC, hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn không có giá trị sử dụng. 

Hủy hóa đơn

Theo quy định tại Khoản 11 Điều 3, tiêu hủy hóa đơn điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong nó. 

Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn là 2 biện pháp khác nhau và cách thực hiện cũng khác nhau. Cách hủy hóa đơn điện tử sẽ được hướng dẫn chi tiết ngay bên dưới bài viết.

>> Xem thêm: Các mẫu hóa đơn điện tử 

Lý do cần hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

Tại Khoản 2, Điều 29 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính quy định các trường hợp phải hủy hóa đơn như sau:

• Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng hoặc in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
• Tổ chức, hộ cá nhân có hóa đơn không sử dụng phải hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan Thuế.
• Tổ chức, hộ cá nhân đã được cơ quan Thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 19 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm được hóa đơn đã mất.
• Các loại hóa đơn đã lập của đơn vị kế toán thì sẽ được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

Vì sao cần hủy hóa đơn điện tử?

Khi tiến hành hủy hóa đơn điện tử, người thực hiện phải lập biên bản hủy hóa đơn điện tử. Ngoài ra, tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP có quy định về hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải lập biên bản hủy hóa đơn.

>> Xem thêm: Phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice

Quy định hủy hóa đơn theo thông tư 78 và nghị định 123/2020/NĐ-CP

Theo quy định tại nghị định 123/2020/NĐ-CP, người nộp thuế (NNT) cần thực hiện hủy hóa đơn trong 2 trường hợp sau đây:

• Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78, kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ/cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hoá đơn theo quy định cũ (Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn) đồng thời thực hiện hủy hóa đơn theo quy định. 
• Trường hợp NNT đã xuất hóa đơn, gửi cơ quan thuế, phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, NNT có thể hủy hóa đơn điện tử như sau: Với hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế, nếu chưa gửi cho người mua, khi phát hiện sai sót, người bán cần thực hiện hủy hóa đơn đã xuất trên phần mềm hóa đơn điện tử và thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Sau đó lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế. Cơ quan thuế sẽ tiến hành cấp mã hóa đơn thay thế để người bán gửi cho người mua. Đối với các hóa đơn đã gửi lên cơ quan thuế thì sẽ tự hủy trên hệ thống sau khi nhận được thông báo của NNT.

Hướng dẫn các bước thông báo hủy hóa đơn trên HTKK (hỗ trợ kê khai)

HTKK là phần mềm cho phép người dùng kê khai thuế qua mạng cho người nộp thuế, được phát hành bởi Tổng cục thuế và được cung cấp một cách miễn phí cho doanh nghiệp sử dụng. 

Các bước lập thông báo hủy hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế nhanh chóng trên phần mềm HTKK.

Bước 1: Đăng nhập hệ thống 

Tại khung đăng nhập, bạn điền mã số thuế của doanh nghiệp để đăng nhập vào hệ thống. 

Điền mã số thuế để đăng nhập

Sau khi đăng nhập thành công vào hệ thống, bạn chọn mục Hóa đơn => Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu (TB/AC).

Bước 2: Điền tờ khai thông báo kết quả hủy hóa đơn 

Khi điền tờ khai này, bạn cần lưu ý những thông tin sau đây: 

• Điền đầy đủ các thông tin như: mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn tồn,...
• Điền phương thức hủy hóa đơn. Ví dụ: Với hóa đơn giấy thì ghi “cắt/đốt/xé nhỏ”, còn đối với hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp sẽ thực hiện hủy trên phần mềm hóa đơn điện tử. 

Bước 3: Đăng nhập trang thuế điện tử 

Sau khi hoàn thành kê khai hủy hóa đơn điện tử, bạn cần đăng nhập vào trang Thuế điện tử: https://thuedientu.gdt.gov.vn/ để nộp thông báo kết quả hủy hóa đơn. 

Truy cập vào trang Thuế điện tử

Bước 4: Nộp tờ khai thông báo kết quả hủy đơn

Các bước nộp thông báo kết quả như sau: Khai thuế => Nộp tờ khai XML => Chọn tệp Tờ khai. 

Thời hạn tiêu hủy hóa đơn theo quy định 

Theo quy định tại Điều 27, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày thông báo hủy hóa đơn với cơ quan thuế, doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn chậm nhất trong vòng 30 ngày.

Còn đối với trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng thì cần phải thực hiện hủy trong vòng chậm nhất 10 ngày. 

*Lưu ý: 

• Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán thì sẽ được hủy theo quy định về kế toán. 

• Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không mang đi tiêu hủy mà sẽ được xử lý theo quy định của pháp luật.

Cách hủy các hóa đơn điện tử đã phát hành 

Dưới đây là hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử để đảm bảo không bị vi phạm pháp luật. 

Bước 1: Lập biên bản hủy bỏ hóa đơn 

Doanh nghiệp cần kiểm kê hóa đơn cần hủy sau khi có lý do hủy hóa đơn. Nội dung của biên bản cần thể hiện được nội dung bị sai, nội dung nào cần điều chỉnh lại cho đúng.

Bước 2: Tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã lập 

Thao tác hủy sẽ được thực hiện ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp sử dụng. 

Đầu tiên bạn cần đăng nhập vào phần mềm, sau đó thì khai báo thông tin của “ Thông báo kết quả hủy hóa đơn”. Tiếp đó bạn nhấn lưu và xuất ra file XML để nộp cho cơ quan thuế.

Bước 3: Lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm 

Sau khi thực hiện đúng cách hủy đơn trên phần mềm thì bạn cần lập hóa đơn điện tử thay thế. Hóa đơn hủy phải được lập theo đúng quy định của pháp luật. 

Biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất 2022

Để dễ dàng trong việc lập biên bản hủy hóa đơn, doanh nghiệp/ tổ chức kinh tế có thẻ tham khảo mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử dưới đây rồi điền thông tin.

Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử

Trên đây là những chia sẻ về các thông tin liên quan đến hủy hóa đơn điện tử. Mong rằng các doanh nghiệp/tổ chức có thể thực hiện cách hủy hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và chính xác. Nếu có vấn đề gì thắc mắc thì hãy liên hệ với CÔNG TY PHẦN MỀM FAST qua hotline để nhân viên giải đáp mọi thắc mắc cho doanh nghiệp.