Hóa đơn xuất khẩu là gì?

Hóa đơn xuất khẩu hay còn được gọi với cái tên khác là hóa đơn thương mại, tên quốc tế là Commercial Invoice (viết tắt là CI). Thông thường, hóa đơn này sẽ do nhà sản xuất (người bán) phát hành cho nhà nhập khẩu (người mua), hóa đơn sẽ liệt kê chi tiết tất cả các chi phí mà người nhập khẩu cần chi trả cho người xuất khẩu. Trong hóa đơn sẽ bao gồm những nội dung cần thiết như: đơn giá, tổng giá trị, đặc điểm của hàng hóa; các điều kiện giao hàng; phương thức thanh toán; phương thức vận chuyển,... 

Mẫu hóa đơn xuất khẩu

Các loại hóa đơn xuất khẩu 

Theo Công văn số 11352/BTC-TCHQ, Bộ Tài Chính quy định:

• Đối với hàng hóa xuất khẩu ra nước ngoài, Bộ Tài Chính quy định người bán sử dụng hóa đơn thương mại thay thế hóa đơn xuất khẩu.
• Trường hợp doanh nghiệp nội địa xuất khẩu hàng hóa vào khu vực phi thuế quan: Sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC.

Theo Khoản 2, Điều 3, Thông tư 39/2014/TT-BTC về các loại hóa đơn:

• Hóa đơn giá trị gia tăng: Sử dụng cho các tổ chức kê khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động:
• Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong phạm vi nội địa.
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
• Hoạt động xuất khẩu hàng hóa và cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.

• Hóa đơn bán hàng sử dụng cho các đối tượng:
• Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Tổ chức, cá nhân trong khu vực phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phạm vi nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.

Lý do doanh nghiệp phải dùng hóa đơn điện tử khi xuất khẩu hàng hóa dịch vụ 

Theo quy định mới nhất tại Hội nghị tập huấn trực tuyến về hóa đơn do Cục thuế TPHCM ngày 29-10-2021, ngoài những quy định được cập nhật về việc xuất hóa đơn GTGT chỉ còn hiệu lực đối với các hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ nội địa. Bên cạnh đó, theo Nghị định 123/2020/TT-BTC và Thông tư số 78/2021/TT-BTC quy định về hóa đơn, chứng từ mới nhất nêu ra những thay đổi của doanh nghiệp phải thay thế 100% hóa đơn giấy bằng hóa đơn điện tử khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ. Cụ thể, với Thông tư số 78/2021/TT-BTC đến tháng 7/2022 cả nước hoàn thành lộ trình chuyển đổi toàn bộ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử áp dụng lên tất cả 57 tỉnh và thành phố theo 2 giai đoạn được Bộ Tài chính đề xuất.

Với Nghị định 123/2020/TT-BTC khi thực hiện hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài các doanh nghiệp cần phải chú ý “Doanh nghiệp xuất khẩu khi làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, xuất vào khu phi thuế quan sẽ thực hiện xuất hóa đơn GTGT” và “Trường hợp theo thông lệ thương mại quốc tế mà doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn thương mại (invoice) thì cơ quan Thuế không quản lý” (Theo luật Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14)

Như vậy từ các quy định mới nhất chúng ta có thể hiểu rằng sau khi làm xong thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu. Các doanh nghiệp khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài và khi xuất vào khu phi thuế quan sẽ thực hiện xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) điện tử.

Hóa đơn xuất nhập khẩu cái tên khác là hóa đơn thương mại (tên quốc tế: Commercial Invoice)

Các mẫu hóa đơn thương mại

Thông thường, các hóa đơn thương mại thường do các nhà sản xuất (người bán) phát hành, tùy thuộc vào loại hàng hóa và các yêu cầu giữa hai bên thương lượng mà có những mẫu đơn khác nhau. Bên cạnh đó, hóa đơn đầu ra cũng là những nội dung như: tên, số lượng, đơn giá,... mà bên phát hành được thể hiện trên hóa đơn. 

Cùng chức năng giống nhau nên nhiều người còn ngầm hiểu những hóa đơn xuất khẩu là hóa đơn đầu ra, hiểu một cách đơn giản cho những ai còn thắc mắc hóa đơn đầu ra là gì? Trong lĩnh vực xuất khẩu có rất nhiều đơn vị thực hiện dịch vụ này vì vậy các mẫu hiện nay rất đa dạng và phong phú.

Dưới đây là một số mẫu cơ bản của một số đơn vị và theo quy định của Nhà nước mà bạn có thể tham khảo. 

Mẫu hóa đơn bán hàng trong khu phi thuế quan 

Dưới đây là mẫu hóa đơn bán hàng trong khu phi thuế quan, mẫu 07KPTQ được ban hành kèm Thông tư 39/2014/TT-BTC. 

Mẫu hóa đơn bán hàng dùng cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan

Mẫu hóa đơn bán hàng dạng song ngữ 

Tham khảo mẫu hóa đơn bán hàng dạng song ngữ của CÔNG TY PHẦN MỀM FAST

\Mẫu hóa đơn bán hàng dùng cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan dạng song ngữ

Mẫu hóa đơn bán hàng 

Tham khảo mẫu hóa đơn bán hàng mới nhất, mẫu số 02GTTT3/00

Mẫu hóa đơn bán hàng mới nhất

Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng nhiều thuế suất 

Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng nhiều thuế suất theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng dạng song ngữ

Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng dạng song ngữ (TT78)

Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng nhiều thuế suất dạng song ngữ

Hóa đơn giá trị gia tăng nhiều thuế suất tiếng Việt và song ngữ (TT39)

>> Tham khảo thêm: Các mẫu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Hướng dẫn và cách viết hóa đơn xuất khẩu

Tùy thuộc vào hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp được hoạt động trong nước hay nước ngoài mà sẽ chọn viết những loại hóa đơn cho phù hợp. Thông thường các doanh nghiệp khi xuất khẩu hàng hóa vào các khu chế xuất, khu phi thuế thì sẽ áp dụng hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường. Còn khi các doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa dịch vụ ra nước ngoài sẽ viết hóa đơn thương mại ( Invoice).

Hướng dẫn viết hóa đơn thương mại xuất khẩu

Khi viết hóa đơn thương mại xuất khẩu, kế toán cần lưu ý rõ những tiêu thức sau: 

• Tên người xuất khẩu/gửi hàng: Ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ, quốc gia xuất khẩu.
• Tên người nhập khẩu/nhận hàng: Ghi tên công ty, địa chỉ và thông tin liên hệ (số điện thoại).
• Số hóa đơn, ngày phát hành: Bắt buộc phải ghi đầy đủ để làm thủ tục hải quan.
• Mô tả chi tiết sản phẩm: Ghi tên thông thường của sản phẩm, cấp hạng hoặc chất lượng, mã hiệu, số hiệu và ký hiệu hàng hóa khi lưu thông trên thị trường nội địa nước xuất khẩu.
• Số lượng kiện: Ghi tổng số lượng kiện của lô hàng.
• Ghi giá của từng mặt hàng và loại tiền sử dụng.
• Phương thức vận chuyển: Đường không hoặc đường biển.
• Điều khoản giao hàng: Ghi rõ theo bản Incoterm nào (ví dụ 2000 hoặc 2010,...).
• Điều khoản thanh toán: Ghi TT, TTR, LC, No Payment và ghi đồng tiền thanh toán như USD, EUR, JPY,...
• Các thông tin khác: Ghi rõ các khoản nư cước phí vận tải, chi phí bao bì, đóng gói,...

Cách viết hóa đơn giá trị gia tăng theo thông tư 26/2015/TT-BTC

Dưới đây là những thông tin quan trọng giúp bạn biết cách viết hóa đơn giá trị gia tăng theo thông tư 

Thời điểm lập hóa đơn GTGT

Theo Điều 2, thông tư 26/2015/TT-BTC, quy định thời điểm lập hóa đơn GTGT xuất khẩu như sau:

• Ngày lập hóa đơn thương mại đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu được xác định là ngày xuất hàng hóa ra khỏi kho.
• Tỷ giá giao dịch thực tế để hạch toán doanh thu là tỷ giá mua vào của Ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp mở tài khoản.
• Tỷ giá giao dịch thực tế để hạch toán chi phí: Là tỷ giá bán ra của Ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp mở tài khoản tại thời điểm phát sinh thanh toán ngoại tệ.

Mã số thuế và thuế suất

Ở hóa đơn GTGT hàng hóa xuất khẩu, nhân viên kế toán cần lưu ý phải gạch ngang phần mã số thuế người mua, phần thuế suất sẽ ghi như khi xuất hóa đơn thông thường. 

Tiền tệ trên hóa đơn đầu ra xuất khẩu

Theo Điểm e, Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC, quy định về tiền tệ trên hóa đơn GTGT xuất khẩu như sau: 

• Tổng số tiền thanh toán: Ghi bằng nguyên tệ.
• Mục số tiền bằng chữ: Ghi bằng tiếng Việt.
• Tỷ giá: Ghi tỷ giá ngoại tệ theo Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn.
• Nếu đồng ngoại tệ không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố.

Trên đây là những thông tin mà CÔNG TY PHẦN MỀM FAST cung cấp cho bạn về “hóa đơn xuất khẩu” và một số lưu ý khi viết các loại hóa đơn này. Hiện nay, các hóa đơn điện tử đang dần được sử dụng thay thế các loại hóa đơn giấy thông thường, vì sự tiện dụng trong trao đổi giữa hai bên xuất, nhập khẩu cũng như giúp tiết kiệm thời gian và không gian lưu trữ. Nếu bạn muốn được tư vấn về các thông tin xác lập các mẫu hóa đơn xuất khẩu hay được hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử Fast e-Invoice, hãy tìm đến CÔNG TY PHẦN MỀM FAST! Chúng tôi sẽ giúp bạn lập, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng, an toàn và nhanh chóng.