Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử

Các loại hóa đơn điện tử

Theo Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định các loại hóa đơn điện tử bao gồm: 

• Hóa đơn giá trị gia tăng: Hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động như bán hàng, hoạt động vận tải quốc tế, xuất vào khu phi thuế quan,...
• Hóa đơn bán hàng: Loại hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như: Các tổ chức, cá nhân khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động mua bán hàng hóa nội địa hoạt động vận tải,... hoạc dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan. 
• Hóa đơn điện tử bán tài sản công: Bán các tài sản ở cơ quan, tổ chức, đơn vị; tài sản kết cấu hạ tầng; Tài sản công mà Nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý;... 
• Hóa đơn điện từ bán hàng dự trữ quốc gia: 
• Một số loại hóa đơn khác như: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, các chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế,...
• Một số chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. 

Các cách tra cứu HĐĐT trên cổng thông tin của Tổng cục thuế

Nếu doanh nghiệp muốn biết cách tra cứu hóa đơn điện tử trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế một cách chuẩn xác thì những thông tin dưới đây chắc chắn sẽ rất hữu ích trong công việc, đặc biệt là kế toán. 

Hướng dẫn bước tra cứu trên Tổng cục thuế cho các doanh nghiệp

(Áp dụng với doanh nghiệp chưa đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Bước 1: Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.

Bước 2: Nhập mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha rồi click vào mục “tìm kiếm”.

Trang tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế

Lưu ý:

• Điền đầy đủ thông tin đối với các thông tin bắt buộc có ký hiệu là (*).
• Tại mục “Loại hoá đơn”, bạn chọn loại hóa đơn tương ứng.
• Tại mục “Ký hiệu hóa đơn”, đối với hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế, bạn bỏ ký tự số ở đầu dãy ký hiệu và chỉ lấy và điền vào các chữ số từ C hoặc K đối với hóa đơn không có mã. Ví dụ: ký hiệu hoá đơn là 1C22TAA thì chỉ điền C22TAA.
• Tại mục “Số hóa đơn”, bạn có thể lựa chọn 1 trong 2 cách nhập là 1 chữ số hoặc tối đa 8 chữ số. Ví dụ: 1 hoặc 00000001.
• Tại mục “Tổng tiền thành toán”, bạn nhập số tổng tiền thanh toán trên hóa đơn.
• Tại mục “Mã captcha”, bạn nhập lại chính xác chuỗi mã captcha hiển thị ở bên trái màn hình.

Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu.

Nếu kết quả thông tin về hóa đơn hợp lệ, bạn sẽ thấy dòng thông tin về trạng thái xử lý hóa đơn hiển thị là Đã cấp mã hóa đơn.

Nếu thông báo hiển thị là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” có nghĩa là hóa đơn tra cứu không tồn tại. Lúc này, bạn cần kiểm tra lại các thông tin đã nhập đã chính xác hay chưa và thực hiện thao tác tìm kiếm lại. 

Kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu

Các bước tra cứu hóa đơn điện tử nhanh qua Fast e-Invoice

Người mua sẽ nhận được thông tin hóa đơn điện qua Email sau khi người bán phát hành hóa đơn trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice. Để tra cứu hóa đơn điện tử, bạn thực hiện theo 3 cách sau đây.

Tra cứu trực tiếp trên trang tra cứu hóa đơn điện tử https://einvoice.fast.com.vn 

• Bước 1: Bạn lấy mã số tra cứu hóa đơn được gửi theo email thông báo phát hành nhận được. Tiếp theo, chọn mục “Mã nhận hóa đơn”, sao chép (Copy) “Mã số tra cứu hóa đơn” rồi dán (Paste) vào mục “Mã số”.
• Bước 2: Nhập vào ô “Mã xác thực" với chuỗi ký tự thể hiện trên màn hình. 
• Bước 3: Bấm "Nhận" để tra cứu.

Giao diện tra cứu hóa đơn

Tra cứu bằng tệp XML của hóa đơn gốc

• Bước 1: Tải tệp XML có sẵn trong Email thông báo phát hành về máy tính. Sau đó tích chọn ô “Hóa đơn gốc (XML)” để tải lên tệp tin hóa đơn điện tử có định dạng XML được gửi theo Email thông báo phát hành nhận được.
• Bước 2: Nhập vào ô “Mã xác thực”.
• Bước 3: Bấm “Nhận” để tra cứu.

 Ngoài ra, tại giao diện xem hóa đơn, bạn có thể sử dụng các chức năng như: Tải thông tin chứng thư số, Tải tệp hóa đơn gốc (XML), Tải bản thể hiện hóa đơn điện tử (PDF), Người mua chuyển đổi hóa đơn sang chứng từ giấy.

Tra cứu trên website https://invoice.fast.com.vn/

• Bước 1: Truy cập trang https://invoice.fast.com.vn/ và click chọn mục “Tra cứu”.

• Bước 2: Nhập mã số hóa đơn. Tùy theo nhu cầu và mục đích sử dụng mà bạn chọn ô Xem trực tiếp, Tải hóa đơn gốc (XML) hoặc tải file PDF sau đó bấm nút “Tìm kiếm” để tra cứu.

Tra cứu hóa đơn điện tử trên trang chủ https://invoice.fast.com.vn

Tra cứu hóa đơn điện tử trên ứng dụng di động (Mobile App)

• Bước 1: Tải và cài đặt ứng dụng tra cứu hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại đây.
• Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản truy cập trên hệ thống Fast e-Invoice (dành cho người bán) hoặc liên hệ với người bán để có thông tin tài khoản đăng nhập (dành cho người mua).
• Bước 3: Trên giao diện ứng dụng, có thể xem các mục như: Danh sách hóa đơn, bản thể hiện hóa đơn (PDF), Tra cứu hóa đơn ở phần báo cáo (dành cho người mua) và Tải tệp hóa đơn gốc (XML) (dành cho người bán).

Cách kiểm tra xác minh hóa đơn điện tử đầu vào

Giới thiệu: Nêu lý do tại sao cần có mã xác thực và trình bày sơ về cách kiểm tra xác minh hóa đơn điện tử

Cách kiểm tra xác minh HĐĐT đầu vào có mã xác thực

Hoá đơn điện tử có mã xác thực từ cơ quan Thuế là hoá đơn chưa những thông tin sau đây: 

• Số hoá đơn được xác thực ( gồm 15 ký tự số) 
• Mã xác thực ( gồm 64 ký tự chữ)
• Mã vạch 2 chiều được in trên hóa đơn

Các bước để kiểm tra tính pháp lý của HĐĐT có mã xác thực của cơ quan Thuế như sau: 

• Bước 1: Truy cập vào Tổng cục Thuế theo đường dẫn sau đây: 

http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.Sau đó bạn chọn đến mục “Hoá đơn có mã xác thực” và chọn “ Xác minh hoá đơn”. Tiếp đó, khách hàng truy cập vào trang tra cứu, xác minh hoá đơn của Tổng cục Thuế qua đường dẫn: https://laphoadon.gdt.gov.vn/xmhd/exploit

• Bước 2: Khi màn hình hiển thị xác minh hoá đơn, nhập thông tin được in trên hóa đơn điện tử và bấm tra cứu. 

• Bước 3: Phân tích kết quả từ Website. Ở bước này sẽ có 3 trường hợp như sau: 
• Trường hợp 1: Hoá đơn có giá trị pháp lý được sử dụng để kê khai nộp thuế. 
• Trường hợp 2: Hoá đơn không có giá trị pháp lý do đã bị xoá bỏ, không được sử dụng để kê khai nộp thuế. 
• Trường hợp 3: Hoá đơn không tồn tại. 

Cách kiểm tra xác minh HĐĐT đầu vào không có mã xác thực

Các bước để bạn xác minh hoá đơn điện tử không có mã xác thực một cách nhanh chóng như sau: 

• Bước 1: Bạn truy cập vào website của Tổng cục thuế để tra cứu hoá đơn qua đường dẫn: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/
• Bước 2: Sau khi truy cập vào website thì bạn chọn chức năng “Thông tin hoá đơn, biên lai”, tiếp tục chọn “Hoá đơn”, chọn tiếp “Tra cứu hoá đơn”. Giao diện màn hình lúc này sẽ xuất hiện cửa sổ Tra cứu hoá đơn.
• Bước 3: Ở mục “ Điều kiện tra cứu”, khách hàng đền đầy đủ các thông tin được yêu cầu và nhấn “Tìm kiếm” để hiển thị “ Kết quả tra cứu”. 

Cách tra cứu hóa đơn điện tử khi doanh nghiệp không có mã cơ quan thuế

Đối với trường hợp không có mã của cơ quan Thuế thì khách hàng cần thực hiện những bước dưới đây để thực hiện tra cứu: 

• Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin của Tổng cục Thuế tại đường dẫn: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html
• Bước 2: Nhấn chọn mục tra cứu hoá đơn. Tiếp đến là chọn các mục “Thông tin hoá đơn, biên lai/ Chọn “Hoá đơn”/Chọn “Tra cứu một hoá đơn” hoặc Tra cứu nhiều hoá đơn. 
• Bước 3: Nhập các thông tin hoá đơn cần tra cứu. Những thông tin có gắn (*) sẽ là thông tin bắt buộc mà nhất định cần điền. 

• Bước 4: Kiểm tra các thông tin cần tra cứu. 

Tra cứu bằng phương thức sử dụng thông tin của HĐĐT

Việc tra cứu theo phương thức này nhằm đảm bảo hóa đơn được xuất thật, đúng đối tượng người mua. Theo đó, sẽ đề phòng trường hợp người bán sửa file XML, PDF rồi gửi cho người mua qua các kênh như email, zalo...

Lưu ý, nên tự tra cứu, tải về file hóa đơn XML gốc và PDF từ link tra cứu của bên bán.

Trên đây, CÔNG TY PHẦN MỀM FAST vừa hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Bên mua và bên bán đều cần nắm vững các cách này để kiểm tra tính minh bạch của hoá đơn. Công ty PHẦN MỀM FAST hiện đang cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice, phần mềm quản lý hợp đồng điện tử mang lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp. Để biết thêm thông tin chi tiết về hợp đồng lao động điện tử, hợp đồng thương mại điện tử, bạn có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn tận tình nhất!