Những nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử và xuất hóa đơn GTGT 

• Nguyên tắc xuất hóa đơn GTGT.
• Nguyên tắc quy định các tiêu thức trên hóa đơn điện tử.
• Nguyên tắc xử lý khi hóa đơn điện tử bị xuất sai.

Những văn bản pháp luật quy định về nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử

• Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/06/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ về việc quy định về hóa đơn, chứng từ.
• Thông tư số 88/2020/TT-BTC ngày 30/10/2020 của Bộ tài chính, sửa đổi, bổ sung Điều 26 Thông tư số 68/2019/TT-BTC ngày 30/9/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về Hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư 37/2017/TT-BTC ngày 27/04/2017 của Bộ Tài chính, sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Nguyên tắc xuất hóa đơn GTGT

Hóa đơn GTGT xuất hiện khi trong quá trình sản xuất, phân phối hàng hóa phần thuế làm tăng thêm giá trị của sản phẩm. Phần GTGT này sẽ được đóng vào Ngân sách Nhà nước.

Những nguyên tắc cần phải tuân thủ khi thực hiện lập hóa đơn giá trị gia tăng, đó là:

• Phải phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trên nội dung hóa đơn;
• Chỉ xuất hóa đơn điện tử với danh mục ngành hàng đã được doanh nghiệp đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và Đầu tư, đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bởi Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền;
• Ghi đúng mức thuế suất theo quy định của Bộ Tài chính khi xuất hóa đơn;
• Nếu trường hợp người mua không lấy hóa đơn thì cũng cần phải ghi rõ “Người mua không lấy hóa đơn”.
• Các nội dung trong hóa đơn phải đầy đủ, rõ ràng, rõ nghĩa: danh mục hàng hóa, dịch vụ theo đúng chứng từ như hợp đồng kinh tế, biên bản giao hàng, biên bản nghiệm thu,…

Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử chi tiết trên Fast e-Invoice nhanh chóng, đơn giản

Dưới đây là từng bước hướng dẫn chi tiết giúp bạn xuất hóa đơn trong ngày nhanh chóng, đơn giản hơn với Fast e-Invoice. 

Bước 1: Lập hoá đơn mới

• Vào chức năng Cập nhật hóa đơn/Lập hóa đơn.
• Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

Lập hoá đơn mới trên phần mềm Fast e-Invoice

Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử - Xuất hóa đơn điện tử

• Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Phát hành hoá đơn điện tử.

• Khai báo thông tin lọc chứng từ cần phát hành:

• Chọn Loại = 1 – Phát hành để phát hành hoá đơn điện tử mới.
• Chọn khoảng thời gian lọc chứng từ cần phát hành.
• Chọn Mã đơn vị cần phát hành.
• Chọn Mã phân loại (Ký hiệu hoá đơn) cần phát hành.

Lọc chứng từ cần phát hành

Lưu ý:

Mã phân loại phải được tạo trước ở chức năng Danh mục phân loại hóa đơn và chỉ định cho Đơn vị nào sử dụng tại chức năng Khai báo sử dụng hóa đơn.

Trường hợp không chọn, hệ thống sẽ phát hành theo mã phân loại khai báo tại chức năng Khai báo sử dụng hoá đơn có tích chọn vào ô Ngầm định (phát hành). Nếu chưa khai báo tại chức năng này thì khi phát hành hệ thống sẽ báo lỗi.

• Nhấn “Nhận”.

• Màn hình kết quả lọc: chỉ lọc các chứng từ có Trạng thái = 1. Chờ xác thực.

Màn hình kết quả lọc

• Xem nội dung hóa đơn trước khi phát hành: Chọn chứng từ cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ. Khuyến nghị người dùng sử dụng tính năng này nhằm hạn chế sai sót dữ liệu trên hóa đơn (nếu có).
• Phát hành hoá đơn điện tử: Chọn các chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành… trên thanh công cụ.
• Yêu cầu ký số: Nếu doanh nghiệp sử dụng loại chữ ký số là USB Token thì phải gắn USB vào máy tính để ký số. Trường hợp, sử dụng loại chữ ký số là HSM (Hardware Security Module) thì hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành phát hành hoá đơn điện tử.

Chọn chứng thư để ký số

• Chuyển hóa đơn điện tử sau khi phát hành cho người mua:
• Nếu đơn vị áp dụng theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP: Ngay sau khi phát hành, hệ thống sẽ tự động chuyển hóa đơn điện tử cho người mua qua thư điện tử của người mua (khai báo trong Danh mục khách hàng hoặc tại bước Lập hóa đơn – thẻ Khác – hướng dẫn phần trên).
• Nếu đơn vị áp dụng theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Tùy vào giá trị khai báo tại trường Hình thức hóa đơn (thuộc chức năng Khai báo ký hiệu hóa đơn) sẽ có các xử lý tương ứng sau:

1. Hình thức hóa đơn = 1 – Không có mã: Hệ thống sẽ tự động chuyển hóa đơn điện tử cho người mua sau khi Cơ quan thuế phản hồi Đã chấp nhận (xem trạng thái Cơ quan thuế phản hồi tại báo cáo Danh sách hóa đơn).
2. Hình thức hóa đơn = 2 – Có mã của CQT: Tương tự hình thức hóa đơn = 1 – Không có mã. 
3. Hình thức hóa đơn = 3 – Bảng tổng hợp: Tương tự như trường hợp đơn vị áp dụng Nghị định 51/2010/NĐ-CP (mô tả phần trên).

• Trường hợp chưa khai báo thư điện tử hoặc vì lý do nào đó người mua không nhận được thư, người bán có thể thực hiện gửi lại thư tại Báo cáo tình trạng hóa đơn hoặc Danh sách hóa đơn (xem hướng dẫn nút Gửi lại thông tin… trên thanh công cụ của báo cáo).
• Trường hợp thư điện tử có thể gửi đi chậm hoặc không gửi được, trước khi thao tác gửi lại, người bán có thể kiểm tra tình trạng gửi thư tại chức năng Danh sách hoá đơn chưa gửi thư. 
• Ngoài hình thức gửi hoá đơn thông qua thư điện tử thì người bán có thể thỏa thuận với người mua gửi hoá đơn thông qua các hình thức khác.

• Bản thể hiện của hóa đơn điện tử: Có thể xem tại các chức năng Lập hóa đơn, Báo cáo tình trạng hóa đơn, Danh sách hóa đơn (tích vào nút In trên thanh công cụ).

Riêng các khách hàng xuất hóa đơn điện tử trên các phần mềm kế toán của FAST có thể tham khảo thêm thông tin tại đây:

>>> Xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm kế toán Fast Accounting Online

>>> Xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm kế toán Fast Accounting

>> Chi tiết các bước đăng ký chuyển đổi, sử dụng hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY.

Những điểm lưu ý khi tiến hành xuất hóa đơn điện tử 

Có rất nhiều quy định, nguyên tắc về việc xuất hóa đơn điện tử, do đó khách hàng cần ghi nhớ những điểm lưu ý dưới đây để việc xuất được nhanh chóng và tiện lợi hơn. 

Những điểm cần lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử

Các tiêu thức cần chú ý trên hóa đơn điện tử 

Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP có quy định những nội dung cần thiết trong hóa đơn điện tử như sau: 

"Điều 6. Nội dung của hóa đơn điện tử:

1. Hóa đơn điện tử có các nội dung sau:
2. a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
3. b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
4. c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
5. d) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

đ) Tổng số tiền thanh toán;

1. e) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
2. g) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
3. h) Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
4. i) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
5. k) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có)."

Cách xử lý các hóa đơn bị xuất sai 

Khi xử lý hóa đơn bị xuất sai sẽ có 6 trường hợp sau đâu: 

• Trường hợp 1: Nếu người bán tự phát hiện ra hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế (CQT) cấp mã nhưng vẫn chưa gửi cho người mua bị lập sai thì cần hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới. 
• Trường hợp 2: Nếu hóa đơn đã lập đã được gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán tự phát hiện ra sai sót về tên, địa chỉ, nhưng mã số thuế không sai và những nội dung khác không sai thì bên người bán cần thông báo hóa đơn có thông tin sai sót cho người mua và CQT, không cần lập lại hóa đơn. 
• Trường hợp 3: Nếu hóa đơn bị sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì sẽ có hai phương án xử lý như sau: 
• Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử có sai sót. 
• Phương án 2: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế.
• Trường hợp 4: Nếu trong quá trình lập hóa đơn, người bán thu tiền trước hay trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định nhưng sau đó phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt dịch vụ thì nên tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo đến CQT. 
• Trường hợp 5: Xử lý hóa đơn giấy bị sai sót sau khi đã chuyển sang hóa đơn điện tử bằng cách: Lập văn bản thỏa thuận và ghi rõ sai sót => Hoàn thiện mẫu 04/SS-HĐĐT và thông báo với CQT=>Lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn sai sót. 
• Trường hợp 6: Cơ quan thuế phát hiện sai sót và thông báo đến người bán thì người bán cần lập thông báo hóa đơn điện tử có sau sót gửi cho CQT => Hủy, thay thế hoặc điều chỉnh hóa đơn để chờ CQT cấp mà và gửi lại cho người mua. 

Những điểm chú ý khi tiến hành xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ không lấy hóa đơn 

Đối với trường hợp xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ nhưng không lấy hóa đơn thì cần lưu ý theo quy định tại Khoản 1, Điều 4, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử như sau: 

“Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán (trừ hộ, cá nhân kinh doanh quy định tại Khoản 6, Điều 12 Nghị định này) phải lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Nghị định này, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.”

Những điểm chú ý khi tiến hành xuất hóa đơn điện tử theo hợp đồng

Khi xuất hóa đơn theo hợp đồng, doanh nghiệp cần chú ý đến những nguyên tắc sau: 

• Người viết hóa đơn phải là người bán. 
• Người bán lập hóa đơn theo hợp đồng và theo đúng thứ tự từ bé tới lớn. 
• Trường hợp danh mục hàng hóa trên hóa đơn quá dài thì người bán có thể xuất hóa đơn theo các hình thức sau: 
• Hóa đơn giấy: người bán xuất các hóa đơn nối tiếp hoặc xuất hóa đơn kèm theo bảng kê. 
• Hóa đơn điện tử: người bán chỉ cần xuất duy nhất một hóa đơn gồm nhiều trang. 

Trên đây là những thông tin liên quan đến cách xuất hóa đơn điện tử trên Fast e-Invoice mà CÔNG TY PHẦN MỀM FAST muốn chia sẻ đến đến quý khách. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ tận tình nhất!