Mua ngay
Hotline1900-2130
Tra cứu Giới thiệu

Quy trình xuất hóa đơn điện tử đúng quy định pháp luật


Phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice cho phép khách hàng lập, lưu trữ và xuất (phát hành) hóa đơn một cách dễ dàng, an toàn và nhanh chóng, giúp tiết kiệm 80% chi phí.

Tại bài viết này, FAST sẽ hướng dẫn khách hàng cách lập hóa đơn điện tử và xuất hóa đơn điện tử trên Fast e-Invoice.


Những quy định cơ bản về việc xuất hóa đơn điện tử


Khi giao dịch mua bán hàng hóa, các doanh nghiệp phải xuất hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp phải đáp ứng được những điều kiện sau để có thể xuất hóa đơn điện tử hợp lệ.

 

  • Các thông tin xuất hiện trên hóa đơn được trình bày đúng theo quy định (Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

  • Cơ quan Thuế chỉ chấp nhận xử lý quy trình xuất hóa đơn điện tử đúng quy định của pháp luật và các cơ quan tài chính.

  • Hóa đơn điện tử phải có chữ ký, họ tên và đóng dấu trên văn bản.

  • Bên bán phải tiến hành xuất hóa đơn đầy đủ dù bên mua không yêu cầu hoặc không có nhu cầu.

  • Đối với những hàng hóa chưa được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền sẽ không được xuất hóa đơn.

  • Thuế GTGT phải được nhập chính xác theo quy định của Bộ Tài chính.

  • Các thông tin được ghi trên hóa đơn cần đảm bảo đúng quy định, câu từ rõ nghĩa.


Thời gian lập hóa đơn điện tử


Trong quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần lưu ý về thời gian lập hóa đơn điện tử. Cụ thể như sau:

  • Đối với việc bán hàng hóa: Ngày tạo lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sử dụng hay sở hữu hàng hóa sang bên mua.

  • Đối với việc cung cấp dịch vụ: Ngày lập hóa đơn chính là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ.

  • Nếu doanh nghiệp đã thu tiền trước hoặc trong quá trình bán hàng/cung cấp dịch vụ thì ngày lập hóa đơn sẽ là ngày thu tiền.

  • Đối với ngành xây dựng, lắp đặt: Ngày lập hóa đơn là ngày thực hiện việc nghiệm thu và bàn giao công trình cho chủ dự án.

  • Đối với xuất khẩu hàng hóa dịch vụ: Ngày lập hóa đơn là ngày đã được thỏa thuận của đơn vị xuất khẩu và nhập khẩu.

 

Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên Fast e-Invoice nhanh chóng, đơn giản


Lập hoá đơn mới



Lập hoá đơn mới trên phần mềm Fast e-Invoice


Phát hành hóa đơn điện tử - Xuất hóa đơn điện tử



  • Khai báo thông tin lọc chứng từ cần phát hành:


    • Chọn Loại = 1 – Phát hành để phát hành hoá đơn điện tử mới.

    • Chọn khoảng thời gian lọc chứng từ cần phát hành.

    • Chọn Mã đơn vị cần phát hành.

    • Chọn  Mã phân loại (Ký hiệu hoá đơn) cần phát hành.


Lọc chứng từ cần phát hành

Lưu ý:


Mã phân loại phải được tạo trước ở chức năng Danh mục phân loại hóa đơn và chỉ định cho Đơn vị nào sử dụng tại chức năng Khai báo sử dụng hóa đơn.


Trường hợp không chọn, hệ thống sẽ phát hành theo mã phân loại khai báo tại chức năng Khai báo sử dụng hoá đơn có tích chọn vào ô Ngầm định (phát hành). Nếu chưa khai báo tại chức năng này thì khi phát hành hệ thống sẽ báo lỗi.

  • Nhấn Nhận. 


  • Màn hình kết quả lọc: chỉ lọc các chứng từ có Trạng thái = 1. Chờ xác thực.


Màn hình kết quả lọc

  • Xem nội dung hóa đơn trước khi phát hành: chọn chứng từ cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ. Khuyến nghị người dùng sử dụng tính năng này nhằm hạn chế sai sót dữ liệu trên hóa đơn (nếu có).

  • Phát hành hoá đơn điện tử: chọn các chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành… trên thanh công cụ.

  • Yêu cầu ký số: nếu Doanh nghiệp sử dụng loại chữ ký số là USB Token thì phải gắn USB vào máy tính để ký số. Trường hợp, sử dụng loại chữ ký số là HSM (Hardware Security Module) thì hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành phát hành hoá đơn điện tử.


Chọn chứng thư để ký số


  • Chuyển hóa đơn điện tử sau khi phát hành cho người mua:


    • Nếu đơn vị áp dụng theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP: ngay sau khi phát hành, hệ thống sẽ tự động chuyển hóa đơn điện tử cho người mua qua thư điện tử của người mua (khai báo trong Danh mục khách hàng hoặc tại bước Lập hóa đơn – thẻ Khác – hướng dẫn phần trên).

    • Nếu đơn vị áp dụng theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Tùy vào giá trị khai báo tại trường Hình thức hóa đơn (thuộc chức năng Khai báo ký hiệu hóa đơn) sẽ có các xử lý tương ứng sau:

1. Hình thức hóa đơn = 1 – Không có mã: hệ thống sẽ tự động chuyển hóa đơn điện tử cho người mua sau khi Cơ quan thuế phản hồi Đã chấp nhận (xem trạng thái Cơ quan thuế phản hồi tại báo cáo Danh sách hóa đơn).

2. Hình thức hóa đơn = 2 – Có mã của CQT: tương tự hình thức hóa đơn = 1 – Không có mã. 

3. Hình thức hóa đơn = 3 – Bảng tổng hợp: tương tự như trường hợp đơn vị áp dụng Nghị định 51/2010/NĐ-CP (mô tả phần trên).

  • Trường hợp chưa khai báo thư điện tử hoặc vì lý do nào đó người mua không nhận được thư, người bán có thể thực hiện gửi lại thư tại Báo cáo tình trạng hóa đơn hoặc Danh sách hóa đơn (xem hướng dẫn nút Gửi lại thông tin… trên thanh công cụ của báo cáo).

  • Trường hợp thư điện tử có thể gửi đi chậm hoặc không gửi được, trước khi thao tác gửi lại, người bán có thể kiểm tra tình trạng gửi thư tại chức năng Danh sách hoá đơn chưa gửi thư. 

  • Ngoài hình thức gửi hoá đơn thông qua thư điện tử thì người bán có thể thỏa thuận với người mua gửi hoá đơn thông qua các hình thức khác.


  • Bản thể hiện của hóa đơn điện tử: có thể xem tại các chức năng Lập hóa đơn, Báo cáo tình trạng hóa đơn, Danh sách hóa đơn (tích vào nút In trên thanh công cụ).


Riêng các khách hàng xuất hóa đơn điện tử trên các phần mềm kế toán của FAST có thể tham khảo thêm thông tin tại đây:

>>> Xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm kế toán Fast Accounting Online

>>> Xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm kế toán Fast Accounting


>> Chi tiết các bước đăng ký chuyển đổi, sử dụng hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY.

 

Trên đây là những thông tin liên quan đến cách xuất hóa đơn điện tử trên Fast e-Invoice mà CÔNG TY PHẦN MỀM FAST muốn chia sẻ đến đến quý khách. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ tận tình nhất!

 

THÔNG TIN LIÊN HỆ


  • Văn phòng FAST tại Hà Nội: (024) 7108-8288.

  • Văn phòng FAST tại Đà Nẵng: (0236) 381-0532.

  • Văn phòng FAST tại TPHCM: (028) 7108-8788.


Hoặc quý khách có thể chat trực tiếp tại website www.invoice.fast.com.vn  hoặc Fanpage Phần mềm FAST để được tư vấn.


Ý kiến bạn đọc (0 bình luận)

Bạn có thể quan tâm

Lý do nên lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử Fast e-Invoice
Những thay đổi cần lưu ý của hóa đơn điện tử trong Thông tư 78/2021/TT-BTC
Quy định mới nhất về ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Hủy hóa đơn điện tử là gì? Biên bản hủy hóa đơn mới nhất 2022
Quy trình xuất hóa đơn điện tử đúng quy định pháp luật
Cách tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Hóa đơn xuất khẩu là gì? Một số lưu ý khi viết hóa đơn thương mại xuất khẩu
Thủ tục đăng ký, gia hạn và hướng dẫn sử dụng chữ ký số
Hướng dẫn thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Hợp đồng điện tử là gì? Lợi ích hợp đồng điện tử

LIÊN HỆ

Họ tên(*)
Điện thoại(*)
Email(*)
Yêu cầu
 
Bản quyền © 2018 Công ty Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp (FAST)